Web tasarım şirketine gönderilecek iyi bir proje özeti uzun olmak zorunda değildir. İşletmenin ne yaptığını, sitenin kime hitap edeceğini ve ziyaretçinin hangi işlemi tamamlamasını istediğinizi anlatan birkaç sayfa, belirsiz bir “profesyonel site” talebinden daha çok işe yarar. Böyle bir özet ajansların aynı kapsam üzerinden teklif vermesini sağlar. İş başladıktan sonra yeni bir gereksinimin ilk plana dahil olup olmadığı da daha kolay anlaşılır.
İşletmeyi müşterinin gözünden anlatın
Özete sektör adını yazmakla yetinmeyin. Hangi ürün veya hizmetleri sunduğunuzu, müşterinin sizi neden aradığını ve satın alma kararında hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu açıklayın. Bir üretici teknik ölçüleri göstermeli, yerel hizmet işletmesi çalışma bölgesini belirtmeli, danışmanlık firması ise süreç ve uzmanlık alanını anlaşılır kılmalıdır. İçerik dilini seçerken işletme içindeki terimlerle müşterilerin kullandığı kelimeler arasındaki farkı not edin.
Hedef kitleyi de tek bir geniş ifadeyle bırakmayın. Siteye ilk kez gelecek bir kişiyle sizi daha önce tanıyan müşterinin aradığı bilgi farklı olabilir. İki kısa senaryo yazın: biri arama sonucundan hizmet sayfasına geliyor ve teklif istiyor; diğeri adınızı duymuş, referans ve iletişim bilgisi arıyor. Bu örnekler menü ve sayfa sıralaması kararlarını somutlaştırır. Gerçek müşteri davranışı hakkında veriniz yoksa bunu varsayım olarak işaretleyin.
Sayfaları ve içerik sahiplerini listeleyin
Ana sayfa, hizmetler, hakkımızda, referanslar, iletişim ve varsa ürün sayfalarını yazın. Her başlığın altına metni, fotoğrafı ve onayı kimin sağlayacağını ekleyin. Henüz hazır olmayan içerikleri açıkça belirtin. Ajans metin yazacaksa bunun kapsamı ve revizyon sayısı teklifte yer almalı. İçi boş bir sayfa listesi proje planı değildir; gereken malzeme ve sorumlularla birlikte anlam kazanır.
Fotoğrafların kullanım hakkı, logonun yüksek çözünürlüklü sürümü ve marka renkleri de özette bulunabilir. “Görseller sonra bulunur” kararı tasarımın geç aşamasında sorun yaratır. Özel fotoğraf çekimi isteniyorsa yer, tarih ve bütçe ayrı konuşulmalı. Hazır malzemelerle yeni üretilecek malzemeleri ayırmak teslim takvimini daha gerçekçi kılar.
İşlevleri kullanıcı adımlarıyla tarif edin
“Form olsun” yerine hangi bilgilerin isteneceğini ve talebin kime ulaşacağını yazın. “Üyelik olsun” yerine kim kayıt olacak, ne görecek, onay gerekecek mi açıklayın. E-ticaret düşünülüyorsa ürün varyasyonları, ödeme, kargo ve sipariş takibi adımlarını tarif edin. Böylece ajans standart bir kurumsal siteyle özel yazılım ihtiyacını karıştırmaz. Her istenen işlevin ilk sürüm için zorunlu olup olmadığını ayrıca işaretleyin.
Çağ Medya ana sayfasında web tasarım şirketi hizmetlerini kurumsal site, web yazılım ve e-ticaret çözümleri olarak ayırıyor. Bu ayrım proje özeti hazırlarken de kullanışlıdır. Yalnızca hizmetleri anlatacak bir siteyle müşteri paneli veya online ödeme gereken yapının kapsamı farklıdır. Teklif isterken hangi ihtiyacın hangi gruba girdiğini örnek kullanıcı adımlarıyla göstermek, fiyat ve süreyi daha anlamlı karşılaştırmanızı sağlar.
Mevcut altyapıyı belirtin
Alan adınız, eski siteniz, kurumsal e-posta hesaplarınız veya kullanılan bir stok yazılımı varsa bunları yazın. Erişim parolalarını ilk teklif e-postasına eklemeyin; sistem adları ve bağlantı gereksinimini belirtmeniz yeterlidir. Eski sayfaların taşınması veya yönlendirilmesi gerekiyorsa sayısını yaklaşık olarak verin. Teknik keşif sırasında ayrıntılar netleşebilir, fakat mevcut altyapının varlığı teklifin başından bilinmelidir.
Özete yayından sonra kimin içerik gireceğini de ekleyin. Çalışanlar WordPress panelini kullanacaksa eğitim veya kısa yönerge ihtiyacını söyleyin. Teknik bakımın, yedeklerin ve yenilemelerin kimde olmasını istediğinizi yazın. İlk kurulum fiyatıyla yıllık hizmet bedellerini ayrı görmek, bütçeyi daha doğru planlamanızı sağlar.
Takvim ve onay ölçütünü koyun
Belirli bir fuar, sezon veya kampanya öncesinde yayına çıkmanız gerekiyorsa tarihi ve nedenini belirtin. İçerikler hangi gün hazır olacak, tasarım onayını kim verecek, kaç kişi geri bildirim sağlayacak? Tek bir son teslim tarihi yerine önemli ara aşamaları görmek yararlıdır. İçerik gecikirse planın nasıl güncelleneceğini konuşun. Kesin olmayan tarihler için güvenilir olmayan garanti istemek yerine bağımlılıkları yazın.
Son olarak teklifleri değerlendireceğiniz ölçütleri belirleyin: sayfa kapsamı, mobil kullanım, içerik desteği, panel, bakım ve toplam maliyet. İki ajans farklı öneriler getirebilir; her önerinin hangi ihtiyacı çözdüğünü bu özet üzerinden sorgulayın. İyi proje özeti tasarım yaratıcılığını sınırlamaz, çözülmesi gereken işi görünür kılar.
Özetin sonuna açık soruları ekleyin. Ajansın önereceği çözümü beklediğiniz konular varsa bunları kesin özellik gibi yazmayın. Örneğin ürünlerin filtrelenmesi veya teklif taleplerinin departmanlara dağıtılması için seçenek isteyebilirsiniz. Gelen yanıtların gerekçelerini karşılaştırmak, yalnızca teklif tutarlarını yan yana koymaktan daha yararlı olur.